Kontakt oss

AIAutomatisering

Finn de manuelle oppgavene som bør automatiseres først

Mye av tiden forsvinner mellom systemene: noen kopierer, sjekker og sender videre. Vi finner ut hvor det skjer hos dere, og hva som løses med faste regler, med AI eller av et menneske.

Les om AI-kartleggingSe et eksempel
Systemene gjør hver sin del. Tiden går i hoppene mellom dem. Det er dem vi kartlegger, og det er der automatiseringen starter.

Kart over én prosess

Bestillinger som kommer på e-postFra førte timer til sendt fakturaNår en ny medarbeider begynner

5 av 6 steg gjøres for hånd.Med løsningen: 4 av dem går med faste regler eller AI. 1 trenger fortsatt et menneske.

  1. 01Bestilling kommer innE-post · PDF · ExcelKildeAI

    Kundene bestiller på e-post, ofte med PDF eller regneark vedlagt. Formatet er forskjellig fra kunde til kunde.

    AI leser e-posten og vedlegget, og henter ut kunde, varer og antall uansett format.

  2. 02Tastes inn linje for linjeERPKopiererFast regel

    En selger kopierer hver linje fra bestillingen inn i ERP.

    Når bestillingen er lest, opprettes ordren i ERP etter faste regler.

  3. 03Lager og avtalepris sjekkesERP · prislisteKontrollererFast regel

    Selgeren slår opp lagerstatus og kundens avtalepris for hver vare.

    Oppslag mot lager og prisliste er faste regler. Her trengs ingen AI.

  4. 04Avvik avklares med kundenE-post · telefonKontrollererMenneske godkjenner

    Mangler en vare eller stemmer ikke prisen, må noen ringe eller skrive til kunden.

    Avvikene samles i én liste. Selgeren avgjør, med et forslag til svar ferdig skrevet.

  5. 05Ordrebekreftelse sendesERP · e-postSender videreFast regel

    Selgeren lager bekreftelsen i ERP og sender den på e-post.

    Sendes automatisk når ordren er komplett og uten avvik.

  6. 06Lageret får beskjedE-post · chatKopiererFast regel

    Lageret får ordren på e-post eller i chat, og lager plukkliste selv.

    Plukklisten opprettes direkte i lagersystemet.

Mer om AI i salg og oppfølging

5 av 6 steg gjøres for hånd.Med løsningen: 4 av dem går med faste regler eller AI. 1 trenger fortsatt et menneske.

  1. 01Timer føres i prosjekteneTimesystemKildeKilde, uendret

    De ansatte fører timer som i dag.

    Ingen endring. Dette er kilden resten av flyten bygger på.

  2. 02Eksporteres til regnearkExcelKopiererFast regel

    Prosjektlederen eksporterer timene til et regneark hver måned.

    Timene hentes direkte fra timesystemet. Regnearket trengs ikke.

  3. 03Sjekkes mot avtalenKontrakt · PDFKontrollererAI

    Prosjektlederen leser avtalen for å se timepris, tak og hva som kan faktureres.

    AI leser avtalen og markerer timer som ikke stemmer med vilkårene.

  4. 04Fakturatekst skrivesRegnearkSkriverAI

    Noen skriver en tekst som forklarer kunden hva som er gjort.

    AI skriver et utkast ut fra hva som er ført i perioden.

  5. 05Prosjektleder godkjennerE-postSender videreMenneske godkjenner

    Regnearket sendes frem og tilbake på e-post til alt er avklart.

    Prosjektlederen ser utkast og avvik samlet på ett sted, og godkjenner.

  6. 06Faktura føres i regnskapetRegnskapssystemKopiererFast regel

    Regnskap taster inn fakturaen på nytt fra regnearket.

    Godkjent faktura opprettes automatisk i regnskapssystemet.

Mer om AI i dokumentarbeid

5 av 6 steg gjøres for hånd.Med løsningen: 4 av dem går med faste regler eller AI. 1 trenger fortsatt et menneske.

  1. 01Kontrakten er signertHR-systemKildeKilde, uendret

    HR registrerer den nye medarbeideren.

    Ingen endring. Resten av flyten starter herfra.

  2. 02Brukere opprettes i fire systemerE-post · ERP · intranettKopiererFast regel

    IT oppretter bruker i hvert system for seg, med de samme opplysningene.

    Brukerne opprettes automatisk ut fra rollen i HR-systemet.

  3. 03Tilganger bestemmesE-postKontrollererMenneske godkjenner

    IT må spørre lederen hvilke tilganger som trengs.

    Lederen får et ferdig forslag ut fra rollen, og godkjenner eller justerer.

  4. 04Utstyr bestillesInnkjøpSender videreFast regel

    Noen bestiller PC og telefon hos leverandøren på e-post.

    Bestillingen sendes automatisk når tilgangene er godkjent.

  5. 05Spørsmål første ukeE-post · chatSvarerAI

    HR svarer på de samme spørsmålene om ferie, utlegg og rutiner.

    AI svarer ut fra personalhåndboken, og sender det den ikke vet til HR.

  6. 06Sjekkliste følges oppRegnearkKontrollererFast regel

    Lederen holder oversikt over hva som er gjort i et eget regneark.

    Påminnelser sendes automatisk når noe ikke er gjort.

Mer om AI i interne prosesser

Illustrativt eksempel. Kartet for deres prosesser lager vi sammen i en AI-kartlegging.

Tegn på at en prosess er verdt å undersøke

Tenk på én prosess hos dere, og kryss av for det som stemmer.

Ingen tegn krysset av ennå.

Oppgaven avgjør hva slags automatisering som passer

De fleste prosesser er en blanding. Vi anbefaler det enkleste som løser hvert steg, og AI bare der noe må leses eller tolkes.

  1. Kommer informasjonen inn likt hver gang, og er reglene faste?

    ja

  2. nei

    Må bare ett steg leses eller tolkes, mens resten følger regler?

    ja

  3. nei

    Må noen slå opp flere steder og velge hva som skal gjøres?

    ja

  4. nei

  1. Vanlig automatisering

    Når A skjer, gjør alltid B

    Informasjonen kommer inn på samme måte hver gang, og reglene er faste.

    • Når en ordre er godkjent i nettbutikken, opprett den i ERP.
    • Send påminnelse når en timeliste ikke er levert på fredag.

  2. AI-automatisering

    Ett steg må leses eller tolkes, resten følger regler

    Det som kommer inn, varierer. AI gjør fritekst og dokumenter om til opplysninger systemene kan bruke.

    • Les leverandørfakturaer i ulike formater og hent ut beløp og prosjektnummer.
    • Sorter e-post etter hva den gjelder, og send den til riktig kø.

  3. AI-agent

    Noen må slå opp flere steder og velge hva som skal gjøres

    Rekkefølgen varierer fra sak til sak, og neste steg avhenger av hva som blir funnet.

    • Behandle en reklamasjon: finn ordren, sjekk garantien og foreslå løsning.

Les om AI-agenter

Dette kartlegger vi for hver prosess

Vi snakker med dem som gjør jobben, ikke bare med dem som eier den.

Vi spørEksempel: bestillinger på e-post
  • VolumHvor mange saker, og hvor ofte? Er det topper?Rundt 80 bestillinger i uka, flest på mandager.
  • Tid per sakHvor lang tid tar en vanlig sak, og en vanskelig en?Ca. 10 minutter. Avvik tar lenger.
  • VariasjonHvor forskjellig ser det som kommer inn ut?PDF, Excel og fritekst i e-posten.
  • SystemerHvor leses informasjonen, hvor skrives den, og kan systemene kobles til?Outlook og ERP. ERP har et API.
  • UnntakHva går galt, og hvor ofte?Feil varenummer og utgåtte varer.
  • KontrollHva må et menneske alltid se eller godkjenne?Prisavvik og nye kunder.
  • EierHvem har ansvaret for prosessen, og hvem gjør jobben?Salgssjef eier. Tre selgere gjør jobben.

Resultatet er en prioritert liste: hvilke prosesser, hvilke steg, og hva slags løsning hvert steg trenger.

Start med hva prosessen koster i dag

Hvor mye som kan spares, vet ingen før prosessen er kartlagt. Men tiden den bruker, kan dere regne ut nå.

13,3timer per uke80 saker × 10 min
613timer per år× 46 arbeidsuker

Startverdiene er fra bestillingseksempelet. Dette er tiden som brukes i dag, ikke hvor mye som kan spares. Noe av arbeidet vil alltid kreve et menneske.

Det tiden ikke viser

Feil og etterarbeid
Hva koster en feil som oppdages først hos kunden eller i regnskapet?
Ventetid
Hvor lenge venter kunden, leverandøren eller kollegaen på at saken blir behandlet?
Sårbarhet
Er det bare én person som kan prosessen? Hva skjer i ferien?
Vekst
Må dere ansette flere hvis volumet dobles, bare for å holde tritt?

Det ledere lurer på

Hva bør vi automatisere først?

Det som skjer ofte, følger et gjenkjennelig mønster og der feil er lette å oppdage. Det er ikke alltid det som irriterer mest.

Trenger vi AI, eller holder vanlig automatisering?

Ofte holder faste regler for de fleste stegene. AI brukes bare der noe må leses eller tolkes. Vi anbefaler det enkleste som løser oppgaven.

Hva om systemene våre ikke kan kobles sammen?

Mange eldre systemer har likevel en vei inn, for eksempel eksport, database eller e-post. Finnes det ingen, sier vi det i kartleggingen.

Hva skjer med de som gjør oppgaven i dag?

De er viktigst i kartleggingen, fordi de kjenner unntakene. Etterpå bruker de mer tid på avvikene og arbeidet som krever vurdering.

Hvor lang tid tar det å komme i gang?

Det avhenger av prosessen og hvor mange systemer som er involvert. Kartleggingen gir en plan med estimat før dere bestemmer dere.

Les videre

Hvilken prosess ville dere startet med?

I en AI-kartlegging tegner vi kartet for deres egne prosesser, og finner stegene som gir mest igjen for innsatsen.

Les om AI-kartleggingSe hvordan kartleggingen foregår og hva dere sitter igjen med.Avtal en samtaleVelg en ledig tid. Uforpliktende, og dere trenger ikke forberede noe.

Vil dere heller skrive? Beskriv prosessen · Still et spørsmål

Les som Markdown (for AI-agenter)