# Finn de manuelle oppgavene som bør automatiseres først Mye av tiden forsvinner mellom systemene: noen kopierer, sjekker og sender videre. Vi finner ut hvor det skjer hos dere, og hva som løses med faste regler, med AI eller av et menneske. - **Nettside:** ## Tegn på at en prosess er verdt å undersøke Tenk på én prosess hos dere, og kryss av for det som stemmer. ## Oppgaven avgjør hva slags automatisering som passer De fleste prosesser er en blanding. Vi anbefaler det enkleste som løser hvert steg, og AI bare der noe må leses eller tolkes. 1. Vanlig automatisering: **Når A skjer, gjør alltid B** Informasjonen kommer inn på samme måte hver gang, og reglene er faste. - Når en ordre er godkjent i nettbutikken, opprett den i ERP. - Send påminnelse når en timeliste ikke er levert på fredag. 2. AI-automatisering: **Ett steg må leses eller tolkes, resten følger regler** Det som kommer inn, varierer. AI gjør fritekst og dokumenter om til opplysninger systemene kan bruke. - Les leverandørfakturaer i ulike formater og hent ut beløp og prosjektnummer. - Sorter e-post etter hva den gjelder, og send den til riktig kø. 3. AI-agent: **Noen må slå opp flere steder og velge hva som skal gjøres** Rekkefølgen varierer fra sak til sak, og neste steg avhenger av hva som blir funnet. - Behandle en reklamasjon: finn ordren, sjekk garantien og foreslå løsning. [Les om AI-agenter]() ## Dette kartlegger vi for hver prosess Vi snakker med dem som gjør jobben, ikke bare med dem som eier den. | Tema | Vi spør | Eksempel: bestillinger på e-post | | --- | --- | --- | | Hva prosessen koster i dag. Antall saker og minutter per sak viser tiden den bruker. Det er utgangspunktet for prioriteringen. | | | | Volum | Hvor mange saker, og hvor ofte? Er det topper? | Rundt 80 bestillinger i uka, flest på mandager. | | Tid per sak | Hvor lang tid tar en vanlig sak, og en vanskelig en? | Ca. 10 minutter. Avvik tar lenger. | | Hva slags løsning hvert steg trenger. Faste regler, AI eller et menneske, og hvordan løsningen kobles til systemene. | | | | Variasjon | Hvor forskjellig ser det som kommer inn ut? | PDF, Excel og fritekst i e-posten. | | Systemer | Hvor leses informasjonen, hvor skrives den, og kan systemene kobles til? | Outlook og ERP. ERP har et API. | | Unntak | Hva går galt, og hvor ofte? | Feil varenummer og utgåtte varer. | | Kontroll | Hva må et menneske alltid se eller godkjenne? | Prisavvik og nye kunder. | | Hvem vi snakker med. De som gjør jobben, fordi de kjenner unntakene. | | | | Eier | Hvem har ansvaret for prosessen, og hvem gjør jobben? | Salgssjef eier. Tre selgere gjør jobben. | ## Resultatet er en prioritert liste: hvilke prosesser, hvilke steg, og hva slags løsning hvert steg trenger. ## Start med hva prosessen koster i dag Hvor mye som kan spares, vet ingen før prosessen er kartlagt. Men tiden den bruker, kan dere regne ut nå. ## Det tiden ikke viser 1. **Feil og etterarbeid** Hva koster en feil som oppdages først hos kunden eller i regnskapet? 2. **Ventetid** Hvor lenge venter kunden, leverandøren eller kollegaen på at saken blir behandlet? 3. **Sårbarhet** Er det bare én person som kan prosessen? Hva skjer i ferien? 4. **Vekst** Må dere ansette flere hvis volumet dobles, bare for å holde tritt? ## Det ledere lurer på ### Hva bør vi automatisere først? Det som skjer ofte, følger et gjenkjennelig mønster og der feil er lette å oppdage. Det er ikke alltid det som irriterer mest. ### Trenger vi AI, eller holder vanlig automatisering? Ofte holder faste regler for de fleste stegene. AI brukes bare der noe må leses eller tolkes. Vi anbefaler det enkleste som løser oppgaven. ### Hva om systemene våre ikke kan kobles sammen? Mange eldre systemer har likevel en vei inn, for eksempel eksport, database eller e-post. Finnes det ingen, sier vi det i kartleggingen. ### Hva skjer med de som gjør oppgaven i dag? De er viktigst i kartleggingen, fordi de kjenner unntakene. Etterpå bruker de mer tid på avvikene og arbeidet som krever vurdering. ### Hvor lang tid tar det å komme i gang? Det avhenger av prosessen og hvor mange systemer som er involvert. Kartleggingen gir en plan med estimat før dere bestemmer dere. ## AI - [AI-agenter](): Agenter som leser, sjekker og utfører oppgaver i systemene deres. - [AI i eksisterende systemer](): Gjør produktene og verktøyene dere har i dag smartere. - [Dokumentarbeid](): Dokumenter leses og tastes inn for hånd. - [Interne prosesser](): De samme oppgavene gjøres manuelt hver uke. - [Salg og oppfølging](): Henvendelser og tilbud blir liggende uten oppfølging. ## Programvare - [Systemintegrasjoner](): Systemene deres snakker sammen, uten manuelle eksporter. ## Hvilken prosess ville dere startet med? I en AI-kartlegging tegner vi kartet for deres egne prosesser, og finner stegene som gir mest igjen for innsatsen. - [Les om AI-kartlegging]() - [Avtal en samtale]()