AIDokumentarbeid
AI som leser dokumentet og viser hvor svaret står
Still et spørsmål om anbudet, kontrakten eller rapporten, og se svaret sammen med punktet der det står. En ansatt sjekker og bestemmer.
1 Oppdraget
2 Tjenestenivå
3 Sikkerhet og integrasjon
4 Tilbudet
Svar
Tilbudet skal dekke drift, forvaltning og videreutvikling av portalen. I tillegg må dere legge ved en overgangsplan og en databehandleravtale, og prise opsjonen for chat separat.
Funnet i dokumentet
Pek på eller trykk på et funn for å se punktet i dokumentet.
Tenkt eksempel: en IT-leverandør som vurderer et anbud.
Fire oppgaver AI kan ta seg av
Lese, finne, sammenligne og sende videre. AI gjør forarbeidet. Vurderingen blir hos dere.
Krav, frister, beløp og parter samles på ett sted, med henvisning til der de står.
Alle skal-krav i en kravspesifikasjon.
Ny versjon mot forrige, eller kundens vilkår mot deres egne. Forskjellene blir synlige, og dere vurderer dem.
Endringer i en kontrakt etter forhandling.
Utkast til svar og spørsmål bygger på dokumentet og det dere har skrevet før. Den som svarer, retter og sender.
Spørsmål til oppdragsgiver før fristen.
Punkter som krever fagkunnskap, går til den som eier området, sammen med utdraget det gjelder.
Personvernkrav til personvernombudet.
Det som må være på plass
Svarene blir ikke bedre enn dokumentene og kildene. Derfor avklarer vi kvalitet, tilgang og kontroll før noe tas i bruk.
- Område: DokumentkvalitetHva det betyr: Tekstbaserte PDF-er og Word-filer gir best grunnlag. Dårlige skann og håndskrift blir markert som usikre, ikke gjettet på.Vi avklarer: hvilke dokumenttyper dere får, og i hvilken form
- Område: Det dere vet fra førHva det betyr: For å sammenligne trenger AI tilgang til egne vilkår, maler og tidligere dokumenter.Vi avklarer: hvilke arkiv og mapper som skal brukes, og hva som er gjeldende versjon
- Område: TilgangHva det betyr: AI viser bare dokumenter brukeren selv har tilgang til i dag.Vi avklarer: hvordan eksisterende tilganger følges
- Område: KontrollHva det betyr: Hvert funn viser hvor det står. Usikre punkter merkes og går til en person.Vi avklarer: hvem som godkjenner, og hva som logges
- Område: PersonopplysningerHva det betyr: Dokumenter inneholder ofte navn, kontaktinformasjon og andre personopplysninger.Vi avklarer: hvor data behandles og lagres, og hvor lenge
Slik kobles AI til arkivet og saksbehandlingen dere har: AI i eksisterende systemer
AI forbereder, en ansatt bestemmer
AI kan lese feil eller overse noe. Derfor er det lett å se hva svaret bygger på, og vanskelig å bruke det uten å sjekke.
- Kilden er alltid synlig
- Hvert funn viser avsnittet det bygger på.
- Usikkert blir markert
- Uklare punkter og avvik vises som punkter til vurdering.
- En person bestemmer
- AI sender ikke svar og tar ingen beslutninger.
AI leser og forbereder
Grunnlaget blir klart for en person
Krav, frister, uklare punkter og et forslag, til den som skal avgjøre.
Automatisering
Dokumentet flyttes videre i systemene
Sak, arkiv og utfylte felt, fordelt etter regler dere har bestemt.
Les om automatiseringDet vi ofte får spørsmål om
Kan vi stole på det AI finner?
Ikke uten å sjekke. AI kan lese feil eller overse noe. Derfor viser hvert funn hvor det står, og usikre punkter blir markert, så den som bruker svaret kan kontrollere grunnlaget.
Hvilke dokumenter passer best?
Dokumenter som kommer ofte og har en noenlunde fast oppbygning: kravspesifikasjoner, kontrakter, søknader, rapporter og innkommende brev. Jo mer lesbar teksten er, jo bedre grunnlag.
Hvor mye tid sparer vi?
Det avhenger av dokumentene, mengden og hvordan dere jobber i dag. Vi lover ingen bestemte tall, men måler det sammen med dere i en avgrenset test.
Leser AI dokumenter vi ikke skal ha tilgang til?
Nei. Vi setter det opp slik at AI følger tilgangene dere allerede har, og bare leser kildene dere har valgt.
Hvor bør vi starte?
Med én dokumenttype som tar mye tid å lese, for eksempel konkurransegrunnlag eller innkommende kontrakter. Da ser de som bruker det raskt om funnene treffer.
Usikker på hvilke dokumenter dere bør starte med? Les om AI-kartlegging
Hvilke dokumenter tar mest tid hos dere?
Vi går gjennom dokumentene og arbeidet rundt dem sammen med dere, og finner ut hva AI bør forberede, og hva som må vurderes av en person.
Bare et kort spørsmål? Still et spørsmål