AIInterne prosesser
Se hvor arbeidet stopper opp mellom avdelingene
En ny ansatt skal begynne. Leder, HR og IT må dele informasjon og gjøre ting i riktig rekkefølge. Se hvor faste regler, AI og mennesker gjør hver sin del.
Fire steder der informasjonen blir liggende
Det meste av ventetiden oppstår mellom avdelingene, ikke i selve arbeidet. Her begynner vi.
Tre steg som ikke trenger AI
Når opplysningene er de samme hver gang, holder en fast regel. Den er enklere å drifte og kontrollere.
Tre steg der informasjon må tolkes
AI er nyttig der noe er skrevet med egne ord, eller må tilpasses rollen og personen.
To beslutninger som blir hos dere
Kontrakten og tilgangene er ansvar, ikke kopiering. AI kan forberede, men et menneske bestemmer.
Beskjed om ny ansattLeder · e-post
I dag: Lederen sender en e-post til HR med navn, startdato og en kort beskrivelse av stillingen.
Med løsningen: AI leser beskjeden, fyller ut oppstartsskjemaet og ber lederen om det som mangler, før HR får saken.
Beskjeden mangler ofte rolle, avdeling og utstyr. HR må spørre tilbake før noe kan starte.
Kontrakt signeresHR · HR-system
I dag: HR lager kontrakten og registrerer den nye medarbeideren i HR-systemet.
Med løsningen: Uendret. HR godkjenner kontrakten, og signeringen starter resten av flyten.
IT får beskjedHR · e-post
I dag: HR skriver en egen e-post til IT med opplysningene fra kontrakten.
Med løsningen: Når kontrakten er signert, går bestillingen til IT med rolle, avdeling og startdato.
IT får vite det når HR husker å sende e-post, noen ganger rett før oppstart.
Tilganger foreslåsIT · tilgangsstyring
I dag: IT spør lederen hvilke systemer og mapper den nye trenger.
Med løsningen: AI foreslår tilganger ut fra rollen, lederens beskrivelse og hva kolleger i samme rolle har.
Tilganger godkjennesLeder · e-post
I dag: Lederen svarer på e-posten fra IT når det er tid, ofte etter en påminnelse.
Med løsningen: Lederen ser forslaget i én visning og godkjenner eller justerer. Uten svar kommer en påminnelse.
Spørsmålet blir liggende i lederens innboks, og IT kan ikke gå videre.
Brukere og utstyrIT · e-post, ERP, innkjøp
I dag: IT oppretter brukeren i hvert system for seg og bestiller PC og telefon.
Med løsningen: Godkjente tilganger opprettes automatisk, og utstyret bestilles etter rollen.
Plan for første ukeHR · dokument, kalender
I dag: HR kopierer planen fra forrige oppstart og tilpasser den for hånd.
Med løsningen: AI lager et utkast ut fra rollen, avdelingen og hvem som er på jobb den uka. HR retter og sender.
Klar første dagNy ansatt · sjekkliste
I dag: Lederen går gjennom en egen sjekkliste kvelden før.
Med løsningen: Dagen før sjekkes alle steg. Det som ikke er gjort, går til den som eier steget.
Det som mangler, oppdages først når den nye står i døra.
Fast regelAI tolkerMenneske godkjenner
Tenkt eksempel: fra beskjed om oppstart til første arbeidsdag. Åpne et steg for å se i dag og med løsningen.
Ikke en chatbot lagt oppå det som er
AI trenger ikke å gjøre alle stegene. Vi gir hvert steg løsningen det trenger. Da blir flyten bedre, ikke bare ett steg.
En chatbot på toppen
Prosessen er den samme som før
- Svarer på spørsmål om rutinene
- Beskjeden til IT sendes fortsatt for hånd
- Tilgangene venter fortsatt i lederens innboks
En prosess som henger sammen
Hvert steg får løsningen det trenger
- Beskjeder går videre uten at noen må huske det
- AI brukes bare der informasjon må tolkes
- Godkjenninger ligger hos den som har ansvaret
- Fast regel
- Når svaret alltid er det samme. En regel gjør det hver gang, og er lett å kontrollere.
- Signert kontrakt sender bestillingen til IT.
- AI
- Når noe må tolkes eller tilpasses: fritekst, ulike formater og forslag som må passe personen.
- Forslag til tilganger ut fra rollen.
- Menneske
- Når noe må besluttes. Flyten venter på et ja, og den som godkjenner ser grunnlaget samlet.
- Lederen godkjenner tilgangene.
Først flaskehalsene, så et første steg
Vi bygger ikke om hele prosessen på en gang. Vi finner ut hvor den stopper opp, og velger ett steg som er nyttig alene.
Vi går gjennom prosessen med dem som gjør arbeidet: hvem gjør hva, hvor noen venter, og hvor det samme tastes inn flere ganger.
I eksempelet: fire steder der saken blir liggende mellom leder, HR og IT.
Vi velger ett steg som er nyttig alene og lett å følge opp, i stedet for å bygge om alt på en gang.
I eksempelet: forslag til tilganger, godkjent av lederen.
Hvilke systemer steget trenger data fra, hvilke tilganger som gjelder, og hva som må logges.
I eksempelet: HR-systemet, tilgangsstyringen og e-posten til lederen.
Vet dere ikke hvilken prosess dere bør starte med? AI-kartlegging · Må flyten gå gjennom systemene dere har? AI i eksisterende systemer
Samme mønster, andre avdelinger
Prosesser på tvers av avdelinger stopper ofte opp på de samme stedene: i overleveringer, i fritekst og hos den som skal godkjenne.
Regel eller systemAI tolkerEt menneske avgjør
Innkjøp og bestillinger
En ansatt trenger noe kjøpt inn. Innkjøp, budsjettansvarlig og leverandør må involveres i riktig rekkefølge.
- Forespørselen tolkes
- Sjekk mot budsjett og avtale
- Leder godkjenner
- Bestilling sendes
Stopper ofte opp: forespørsler i fritekst som innkjøp må tolke og spørre om før noe skjer.
Når en ansatt slutter
Oppstart i revers. Ansvar skal overleveres, og tilganger skal stenges på riktig dag.
- Sluttdato registreres
- Hva må overleveres
- Leder fordeler ansvar
- Tilganger stenges
Stopper ofte opp: tilganger som blir stående åpne, og saker ingen vet hvem som eier.
Tenkte eksempler.
Vet dere hvilke steg som skal endres? Automatisering forklarer løsningene. Les om automatisering
Det vi ofte får spørsmål om
Hvorfor ikke bruke AI på alle stegene?
Fordi mange steg er like hver gang. En fast regel gjør dem like godt, er enklere å drifte og lettere å kontrollere. AI brukes der informasjonen må tolkes eller tilpasses.
Hva er forskjellen på dette og automatisering?
Her ser vi på arbeidsflyten: hvem gjør hva, og hvor det stopper opp. Automatisering er en av løsningene vi bruker når vi vet hvilke steg som skal endres.
Må vi bytte ut systemene vi har?
Vanligvis ikke. Vi kobler sammen systemene dere allerede bruker, som HR-system, tilgangsstyring og e-post, og bygger det som mangler mellom dem.
Hvem bestemmer hva som må godkjennes?
Dere. Vi foreslår kontrollpunkter ut fra ansvar og risiko, og dere avgjør hvor et menneske må si ja før flyten går videre.
Hvor bør vi starte?
Med én prosess som går på tvers av avdelinger og skjer jevnlig, for eksempel oppstart av nye ansatte. Vi finner flaskehalsene først og velger ett steg å forbedre.
Skal AI utføre flere steg selv, innenfor grenser dere bestemmer? Les om AI-agenter
Hvor blir arbeidet liggende hos dere?
Vi går gjennom én prosess sammen med dem som gjør arbeidet, og viser hvor faste regler, AI og godkjenninger hører hjemme.
Bare et kort spørsmål? Still et spørsmål