# Se hvor arbeidet stopper opp mellom avdelingene En ny ansatt skal begynne. Leder, HR og IT må dele informasjon og gjøre ting i riktig rekkefølge. Se hvor faste regler, AI og mennesker gjør hver sin del. - **Nettside:** ## Ikke en chatbot lagt oppå det som er AI trenger ikke å gjøre alle stegene. Vi gir hvert steg løsningen det trenger. Da blir flyten bedre, ikke bare ett steg. 1. **Fast regel** Når svaret alltid er det samme. En regel gjør det hver gang, og er lett å kontrollere. (Signert kontrakt sender bestillingen til IT.) 2. **AI** Når noe må tolkes eller tilpasses: fritekst, ulike formater og forslag som må passe personen. (Forslag til tilganger ut fra rollen.) 3. **Menneske** Når noe må besluttes. Flyten venter på et ja, og den som godkjenner ser grunnlaget samlet. (Lederen godkjenner tilgangene.) 1. En chatbot på toppen: **Prosessen er den samme som før** \- Svarer på spørsmål om rutinene - Beskjeden til IT sendes fortsatt for hånd - Tilgangene venter fortsatt i lederens innboks 2. En prosess som henger sammen: **Hvert steg får løsningen det trenger** \- Beskjeder går videre uten at noen må huske det - AI brukes bare der informasjon må tolkes - Godkjenninger ligger hos den som har ansvaret ## Først flaskehalsene, så et første steg Vi bygger ikke om hele prosessen på en gang. Vi finner ut hvor den stopper opp, og velger ett steg som er nyttig alene. 1. **Finn flaskehalsene** Vi går gjennom prosessen med dem som gjør arbeidet: hvem gjør hva, hvor noen venter, og hvor det samme tastes inn flere ganger. (I eksempelet: fire steder der saken blir liggende mellom leder, HR og IT.) 2. **Avgrens et første steg** Vi velger ett steg som er nyttig alene og lett å følge opp, i stedet for å bygge om alt på en gang. (I eksempelet: forslag til tilganger, godkjent av lederen.) 3. **Vurder hva som må kobles sammen** Hvilke systemer steget trenger data fra, hvilke tilganger som gjelder, og hva som må logges. (I eksempelet: HR-systemet, tilgangsstyringen og e-posten til lederen.) Vet dere ikke hvilken prosess dere bør starte med? [AI-kartlegging]() Må flyten gå gjennom systemene dere har? [AI i eksisterende systemer]() ## Samme mønster, andre avdelinger Prosesser på tvers av avdelinger stopper ofte opp på de samme stedene: i overleveringer, i fritekst og hos den som skal godkjenne. Vet dere hvilke steg som skal endres? Automatisering forklarer løsningene. [Les om automatisering]() Skal AI utføre flere steg selv, innenfor grenser dere bestemmer? [Les om AI-agenter]() ## Det vi ofte får spørsmål om ### Hvorfor ikke bruke AI på alle stegene? Fordi mange steg er like hver gang. En fast regel gjør dem like godt, er enklere å drifte og lettere å kontrollere. AI brukes der informasjonen må tolkes eller tilpasses. ### Hva er forskjellen på dette og automatisering? Her ser vi på arbeidsflyten: hvem gjør hva, og hvor det stopper opp. Automatisering er en av løsningene vi bruker når vi vet hvilke steg som skal endres. ### Må vi bytte ut systemene vi har? Vanligvis ikke. Vi kobler sammen systemene dere allerede bruker, som HR-system, tilgangsstyring og e-post, og bygger det som mangler mellom dem. ### Hvem bestemmer hva som må godkjennes? Dere. Vi foreslår kontrollpunkter ut fra ansvar og risiko, og dere avgjør hvor et menneske må si ja før flyten går videre. ### Hvor bør vi starte? Med én prosess som går på tvers av avdelinger og skjer jevnlig, for eksempel oppstart av nye ansatte. Vi finner flaskehalsene først og velger ett steg å forbedre. ## Hvor blir arbeidet liggende hos dere? Vi går gjennom én prosess sammen med dem som gjør arbeidet, og viser hvor faste regler, AI og godkjenninger hører hjemme. - [Finn flaskehalsene hos oss]() - [Avtal en samtale]()